Jakie dokumenty celne są potrzebne do eksportu?

Sprzedaż produktów za granicą wymaga nie tylko skutecznych strategii marketingowych i sprzedażowych, ale także dogłębnego zrozumienia procesów logistycznych: wśród nich podstawowe są aspekty związane z dokumentami celnymi niezbędnymi do importu / eksportu. Dokonanie sprzedaży, a następnie odkrycie, że przesyłka została zablokowana na granicy z powodu niewystarczającej dokumentacji, grozi niezadowoleniem klienta i może prowadzić do dodatkowych kosztów dla sprzedawcy. Konieczna jest zatem znajomość obowiązujących przepisów i regulacji dotyczących podatków i ceł: ale jakie są dokumenty celne niezbędne do eksportu za granicę lub importu produktów z innych krajów? Na to pytanie nie można udzielić jednoznacznej odpowiedzi: transgraniczny obrót towarami różni się od kraju do kraju, zmuszając firmy do znacznego wysiłku logistycznego i organizacyjnego, aby uniknąć problemów i nieprawidłowości.

Według badania przeprowadzonego przez Statista, w 2024 roku sprzedaż detaliczna w handlu elektronicznym przekroczy 6,3 biliona dolarów na całym świecie i oczekuje się, że liczba ta będzie nadal rosnąć w nadchodzących latach, podczas gdy raport przeprowadzony przez Transport Intelligence podaje, że w 2023 roku na całym świecie wysłano łącznie ponad 189 miliardów paczek. U podstaw tego trendu leży nie tylko wygoda, jaką daje zakup produktów online, ale także możliwość zwrócenia się przez konsumentów do szerszego rynku i znalezienia najkorzystniejszych ofert. Ponad 5 miliardów użytkowników na całym świecie korzysta z Internetu, wykorzystując możliwość dokonywania zakupów online niezależnie od lokalizacji sklepu. Stanowi to ogromną szansę dla firm, ale jednocześnie zmusza je do oceny i planowania zarówno zakupów, jak i wysyłek za granicę z wielką uwagą. Przyjrzyjmy się, jak to zrobić.  

Dokumenty potrzebne do eksportu i importu

Każdy, kto chce sprzedawać online za granicą, musi poruszać się po złożonym świecie eksportu, a to wiąże się z umiejętnością zarządzania dokumentami celnymi, niezbędnymi do zapewnienia płynnego przekraczania granic przez towary, z poszanowaniem międzynarodowych i lokalnych przepisów oraz potrzeb klientów. W rzeczywistości nie tylko poświadczają one pochodzenie, wartość i specyfikacje eksportowanych produktów, ale mają również kluczowe znaczenie dla obliczania ceł, przestrzegania międzynarodowych przepisów handlowych i zapobiegania opóźnieniom logistycznym. Zrozumienie, które dokumenty są potrzebne do eksportu, staje się niezbędne, aby uniknąć komplikacji, zoptymalizować czas dostawy i zmaksymalizować zadowolenie klientów. Właściwe przygotowanie tej dokumentacji jest istotnym krokiem w zapewnieniu wydajności i dokładności w kontekście rynku globalnego, umożliwiając firmom pełne wykorzystanie możliwości oferowanych przez handel międzynarodowy.

Kraje UE

W ramach Unii Europejskiej eksport towarów jest dużo prostszy pod względem biurokracji, ze względu na jednolity rynkek, który umożliwia swobodny przepływ produktów między 27 państwami członkowskimi, bez konieczności przeprowadzania kontroli lub płacenia ceł. Nie oznacza to jednak, że firmy mogą działać bez żadnej dokumentacji. Kontrole licencji i ograniczeń oraz przepisy dotyczące towarów niebezpiecznych, a także wszystkie przepisy dotyczące bezpieczeństwa, zdrowia i ochrony środowiska pozostają aktywne. Ponadto organy celne mogą przeprowadzać kontrole mające na celu zapobieganie nielegalnemu handlowi w celu ochrony konsumentów. Prawidłowe skompletowanie i prezentacja dokumentów ma zasadnicze znaczenie dla zapewnienia sprawnego przebiegu procesu importu/eksportu. Poleganie na doświadczonych profesjonalistach, którzy znają przepisy referencyjne krajów, do których eksportujesz, oraz listy towarów podlegających szczególnej kontroli, może okazać się doskonałą strategią uniknięcia niepowodzeń i sankcji.

Kraje spoza UE 

Przy krajach spoza Unii Europejskiej, złożoność wzrasta. Każdy kraj spoza UE może mieć określone wymagania, co sprawia, że sprzedawcy muszą znać i starannie przygotować dokumentację potrzebną do eksportu. Sprzedawcy działający poza UE muszą złożyć wniosek do odpowiedniej administracji celnej w celu uzyskania EORI, numeru rejestracyjnego i identyfikacyjnego, ważnego w całej Europie, dla przedsiębiorców i niezbędnego do wszystkich zgłoszeń celnych.

Należy również podkreślić, że w tym kontekście towary muszą przejść odprawę celną zarówno przy wyjeździe, jak i przy wjeździe.

W pierwszym przypadku konieczne jest posiadanie kilku dokumentów, które mogą być przedstawione przez sprzedawcę lub przez firmę spedycyjną, która zajmuje się usługą w imieniu firmy, w tym:

• Faktura, dokumenty transportowe i lista pakowania ładunku
• VAT i dokumenty eksportowe
• Licencje lub certyfikaty

Po przybyciu towarów do kraju przeznaczenia stosowane są wymogi ustanowione przez tamtejsze prawo. Właściwe organy mogą zażądać niektórych dokumentów niezbędnych do importu, takich jak:

• Faktura handlowa pro forma, z elementami opisowymi odnoszącymi się do zasadniczej formy i treści;
• Lista towarowa;
• Licencje importowe na niektóre towary
• Certyfikaty potwierdzające zgodność produktu z przepisami dotyczącymi zdrowia i bezpieczeństwa, etykietowania i pakowania.

Ważne jest również, aby wiedzieć, czy istnieją ograniczenia handlowe dotyczące produktów. W niektórych krajach, takich jak na przykład Chiny, istnieją specjalne listy wskazujące produkty dopuszczone do sprzedaży: posiadanie ich wraz z certyfikatem jest niezbędne, aby zapewnić zadowolenie klientów i przynieść korzyści Twojej firmie. Dobrym pomysłem jest zatem poleganie na poradach ekspertów w zarządzaniu procedurami celnymi, profesjonalistów zdolnych do pomocy firmom nie tylko w wysyłce i imporcie, ale także w bardziej złożonych krokach, takich jak zwroty międzynarodowe.

Dokumenty celne przy eksporcie do USA

Rynek amerykański ma duży potencjał. Eksport do Stanów Zjednoczonych wiąże się jednak z wyjątkowymi wyzwaniami, biorąc pod uwagę złożoność przepisów. Firmy muszą być skrupulatne, aby uniknąć opóźnień, które mogłyby negatywnie wpłynąć na zadowolenie klientów. Oto dokumenty celne dotyczące sprzedaży do USA.

• List przewozowy: jest to etykieta umieszczana na paczce przez kuriera i zawiera dane nadawcy, odbiorcy oraz kod identyfikujący przesyłkę.
• Moduły CN22 i/lub CN23: określają zawartość przesyłki i jej wartość.
• Faktura proforma: musi być sporządzona w języku angielskim i zawierać dokładne dane dotyczące nadawcy i odbiorcy; dokładny opis towarów; referencyjne kody celne dla rodzajów towarów; ilość, wagę netto i brutto na sztukę, wartość na sztukę i sumę, z określeniem waluty; kraj pochodzenia i powód eksportu (sprzedaż detaliczna, dostawa próbek nieprzeznaczonych do sprzedaży itp.)
• Bezpłatna deklaracja eksportowa: poświadcza zgodność sprzedawcy z przepisami obowiązującymi w kraju, do którego towar jest wysyłany.

W Stanach Zjednoczonych należy również zwrócić szczególną uwagę na Elektroniczne Informacje Eksportowe (EEI), które muszą być przekazywane za pośrednictwem Automatycznego Systemu Eksportu (AES) dla przesyłek przekraczających określoną wartość. Dokument ten jest niezbędny do zapewnienia, że informacje eksportowe są prawidłowo rejestrowane i przetwarzane przez organy celne. Istnieje zatem szereg elementów, które należy wziąć pod uwagę w zależności od rodzaju towarów, które chcesz wysłać, jak w przypadku tych, którzy chcą sprzedawać wino online, produkt podlegający kontroli i cłom, który wymaga szczególnej uwagi i ostrożności. W takich przypadkach przydatną strategią jest zwrócenie się do profesjonalistów oferujących rozwiązania dla wielu kurierów, aby mieć dostęp do najlepszych metod i móc zagwarantować właściwą równowagę między kosztami, terminami i bezpieczeństwem.

MBE eShip to pakiet rozwiązań opracowanych przez Mail Boxes Etc. idealny dla tych, którzy chcą eksportować za granicę. Dzięki sieci ekspertów zdolnych do przeprowadzenia etapów procesu, w tym dokumentacji niezbędnej do transportu, prostej, bezpiecznej i spersonalizowanej zgodnie z Twoimi potrzebami, MBE wspiera Cię w logistycznym zarządzaniu Twoim e-commerce, umożliwiając przetwarzanie zautomatyzowanych zamówień przychodzących z rynków Twojej firmy i łatwą koordynację międzynarodowej wysyłki i zwrotów.